Formatvorlagen und automatisches Inhaltsverzeichnis

Worum es geht

Lorena, Lernende im 1. Lehrjahr im Alterszentrum Rheinblick, schreibt ihre erste grössere Dokumentation: zwölf Seiten über die Bereinigung der Microsoft-365-Lizenzen. Sie macht es so, wie viele es in der Schule gelernt haben. Überschrift markieren, Schrift auf 16 Punkt, fett, blau. Nächste Überschrift: wieder markieren, wieder 16 Punkt, diesmal etwas anderes Blau, weil sie sich nicht mehr genau erinnert. Für Abstand drückt sie zweimal Enter. Das Inhaltsverzeichnis tippt sie von Hand ab.

Dann kommt die Rückmeldung ihres Berufsbildners: "Kapitel 3 und 4 bitte tauschen, und die Überschriften sind mir zu gross." Jetzt muss Lorena jede Überschrift einzeln anfassen, die Seitenzahlen im Verzeichnis stimmen nicht mehr, und auf Seite 7 hängt eine Überschrift allein am Seitenende, während der zugehörige Text auf Seite 8 beginnt.

Das alles lässt sich vermeiden. Profis formatieren nicht den Text, sondern sie sagen Word, was ein Absatz ist: eine Überschrift erster Ebene, normaler Fliesstext, ein Aufzählungspunkt. Wie das aussieht, ist an einer einzigen Stelle festgelegt. Genau das sind Formatvorlagen. Sie sind die Grundlage für alles Weitere in Word: automatisches Inhaltsverzeichnis, Navigationsbereich, nummerierte Kapitel, Abbildungsverzeichnis und später auch barrierefreie PDFs. In dieser Lektion stellst du von Handformatierung auf Formatvorlagen um und erzeugst ein Inhaltsverzeichnis, das sich selbst aktualisiert. Danach wirst du nie wieder ein Verzeichnis abtippen.

Was eine Formatvorlage ist

Stell dir ein Lager vor, in dem jede Kiste ein Etikett trägt: "Kabel", "Netzteile", "Mäuse". Wer etwas sucht, liest das Etikett und muss nicht jede Kiste öffnen. Wenn der Lagerchef beschliesst, dass alle Kabelkisten ins obere Regal kommen, gilt das sofort für alle Kisten mit diesem Etikett.

Eine Formatvorlage ist so ein Etikett für einen Absatz. Du weist einem Absatz die Vorlage "Überschrift 1" zu. Die Vorlage speichert alle Eigenschaften: Schriftart, Grösse, Farbe, Abstand davor und danach, Einzug, Zeilenabstand und das Verhalten beim Seitenumbruch. Änderst du die Vorlage, ändern sich alle Absätze mit diesem Etikett gleichzeitig, egal ob es drei oder dreihundert sind.

Word kennt drei Arten:

Die wichtigsten eingebauten Vorlagen für Dokumentationen:

Vererbung: "Basiert auf"

Jede Vorlage hat eine Elternvorlage. "Überschrift 1" basiert zum Beispiel auf "Standard". Stellst du in "Standard" die Schriftart von Aptos auf Arial um, übernehmen das alle Vorlagen, die darauf aufbauen und die Schriftart nicht selbst festlegen. Darum beginnst du bei einem neuen Dokument immer mit der Vorlage "Standard": Schrift, Grösse, Zeilenabstand und Abstand nach dem Absatz. Erst danach passt du die Überschriften an.

Vorlagen ändern statt Text formatieren

Es gibt zwei saubere Wege, eine Formatvorlage anzupassen:

1. Ändern-Dialog: Auf der Registerkarte Start mit der rechten Maustaste auf die Vorlage im Formatvorlagenkatalog klicken, dann "Ändern". Hier stellst du Schrift und Grösse ein, und über die Schaltfläche "Format" erreichst du Absatz, Tabstopps, Rahmen und Nummerierung.
2. Aus der Auswahl aktualisieren: Einen Absatz mit der Vorlage von Hand umgestalten, markieren, Rechtsklick auf die Vorlage und "Überschrift 1 aktualisieren, um der Auswahl zu entsprechen". Schnell, aber nur sinnvoll, wenn du wirklich alle Absätze dieser Art so haben willst.

Drei Einstellungen im Ändern-Dialog sparen dir später viel Ärger:

• Abstand vor und nach (unter Format, Absatz): Statt Leerzeilen mit Enter legst du fest, dass Überschrift 1 zum Beispiel 24 pt Abstand davor und 6 pt danach hat. Leerzeilen verschieben sich bei jeder Änderung, ein Abstand nicht.
• Formatvorlage für folgenden Absatz: Nach "Überschrift 2" soll beim Drücken von Enter automatisch "Standard" kommen. So musst du nach jeder Überschrift nicht umschalten.
• Nicht vom nächsten Absatz trennen (unter Format, Absatz, Zeilen- und Seitenumbruch): Bei den eingebauten Überschriften ist das bereits aktiv. Es verhindert, dass eine Überschrift allein am Seitenende stehen bleibt. Lorenas Problem auf Seite 7 löst sich damit von selbst.

Für hartnäckige Fälle gibt es auf der Registerkarte Start die Schaltfläche Alle Formatierungen löschen (das Symbol mit dem A und dem Radiergummi). Sie entfernt Handformatierung und setzt den Absatz auf die reine Vorlage zurück. Bei kopiertem Text aus E-Mails oder Webseiten ist das oft der schnellste Weg zu einem sauberen Absatz.

Gliederung: Navigationsbereich und Kapitelnummern

Sobald deine Überschriften Formatvorlagen haben, erscheinen sie im Navigationsbereich (Ansicht, Navigationsbereich, oder Strg+F und dann Register "Überschriften"). Das ist mehr als eine Übersicht:

• Ein Klick springt zum Kapitel. In 25 Seiten scrollst du nicht mehr.
• Ziehst du eine Überschrift im Navigationsbereich nach oben oder unten, verschiebt Word das ganze Kapitel samt Text, Bildern und Unterkapiteln. Lorenas Kapiteltausch dauert damit fünf Sekunden.
• Fehlt eine Überschrift im Navigationsbereich, hat sie keine Überschriften-Vorlage. Das ist der schnellste Kontrolltest.

Für nummerierte Kapitel wie "2.3 Lizenzen prüfen" tippst du die Nummern nie von Hand. Setze den Cursor in die erste Überschrift 1, wähle auf der Registerkarte Start Liste mit mehreren Ebenen und dort die Variante, die mit "Überschrift 1, Überschrift 1.1, Überschrift 1.1.1" beschriftet ist. Damit ist die Nummerierung an die Vorlagen gekoppelt. Verschiebst du Kapitel, zählt Word automatisch neu.

Das automatische Inhaltsverzeichnis

Ein Inhaltsverzeichnis in Word ist ein Feld: ein Platzhalter, den Word aus dem Dokument berechnet. Es sammelt alle Absätze mit Überschriften-Vorlagen, übernimmt ihren Text und die aktuelle Seitenzahl.

So fügst du es ein: Cursor an die gewünschte Stelle (meist Seite 2), Registerkarte Referenzen, Inhaltsverzeichnis, "Automatisches Verzeichnis 1". Über "Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis" legst du fest, wie viele Ebenen erscheinen. Für eine Dokumentation sind zwei oder drei Ebenen üblich, mehr wird unübersichtlich.

Wichtig: Das Verzeichnis aktualisiert sich nicht laufend. Nach Änderungen klickst du hinein und wählst "Tabelle aktualisieren" oder drückst F9. Word fragt dann:

Im Zweifel nimmst du immer "Gesamtes Verzeichnis". Beim Drucken und beim Export als PDF lohnt sich vorher ein Strg+A und F9, damit alle Felder im Dokument aktuell sind.

Das Aussehen der Einträge steuern die Vorlagen "Verzeichnis 1" bis "Verzeichnis 3". Willst du die Kapitel im Verzeichnis fett haben, änderst du "Verzeichnis 1". Formatierst du die Einträge direkt im Verzeichnis, ist die Änderung beim nächsten Aktualisieren wieder weg.

Schritt für Schritt: eine VPN-Anleitung umbauen

Eine Kollegin hat eine achtseitige Anleitung zur VPN-Einrichtung geschrieben. Alles ist von Hand formatiert: Die Hauptüberschriften sind mal 14, mal 16 Punkt, Abstände entstehen durch Leerzeilen, ein Inhaltsverzeichnis fehlt. So stellst du sie in rund 30 Minuten um.

1. Bestandsaufnahme. Öffne den Navigationsbereich. Ergebnis: Er ist leer. Keine einzige Überschrift hat eine Vorlage.
2. Grundschrift festlegen. Rechtsklick auf "Standard", Ändern: Aptos 11 pt, Zeilenabstand 1.15, Abstand nach 6 pt. Ergebnis: Der ganze Fliesstext wird einheitlich, weil fast alles bereits "Standard" war.
3. Leerzeilen entfernen. Mit Start, Ersetzen, Erweitert und Sonderzeichen ersetzt du zwei Absatzmarken (^p^p) durch eine (^p). Wiederhole, bis Word "0 Ersetzungen" meldet. Ergebnis: Die Abstände stammen jetzt nur noch aus der Vorlage.
4. Überschriften zuweisen. Klicke in jede Hauptüberschrift und drücke Strg+Alt+1 für Überschrift 1, für Unterkapitel Strg+Alt+2. Ergebnis: Im Navigationsbereich erscheinen 6 Kapitel mit 14 Unterkapiteln.
5. Überschriften gestalten. Rechtsklick auf "Überschrift 1", Ändern: 16 pt, Firmenfarbe, Abstand vor 24 pt, nach 6 pt, folgender Absatz "Standard". Ergebnis: Alle sechs Kapitelüberschriften sehen auf einen Schlag gleich aus.
6. Kapitel nummerieren. Liste mit mehreren Ebenen mit der Überschriften-Verknüpfung wählen. Ergebnis: "1 Voraussetzungen", "1.1 Client installieren" und so weiter.
7. Inhaltsverzeichnis einfügen. Nach dem Titel Strg+Enter für einen Seitenumbruch, dann Referenzen, Inhaltsverzeichnis, zwei Ebenen. Ergebnis: Das Verzeichnis zeigt 20 Einträge mit Seitenzahlen.
8. Kontrolle. Verschiebe Kapitel 5 im Navigationsbereich vor Kapitel 4 und aktualisiere das Verzeichnis (gesamtes Verzeichnis). Ergebnis: Nummern und Seitenzahlen stimmen sofort. Die Anleitung ist jetzt wartbar.

Typische Fehler

1. Überschrift von Hand formatiert. Text sieht wie eine Überschrift aus, ist aber "Standard" in 16 pt fett. Folge: fehlt im Verzeichnis und im Navigationsbereich. Korrektur: Vorlage zuweisen und mit "Alle Formatierungen löschen" die Handformatierung entfernen.
2. Leerzeilen als Abstand. Bei jeder Textänderung rutschen Leerzeilen an den Seitenanfang. Korrektur: Abstand vor und nach in der Vorlage festlegen und Leerzeilen löschen.
3. Verzeichnis direkt bearbeitet. Ein Tippfehler wird im Verzeichnis korrigiert, beim nächsten Aktualisieren ist er wieder da. Korrektur: immer in der Überschrift im Text ändern.
4. "Titel" für Kapitel verwendet. Die Vorlage "Titel" ist für das Deckblatt gedacht und erscheint standardmässig nicht im Inhaltsverzeichnis. Korrektur: Kapitel immer mit Überschrift 1.
5. Jede Überschrift einzeln angepasst. Wer zehnmal die Schriftgrösse ändert, hat danach zehn kleine Abweichungen. Korrektur: einmal die Vorlage ändern.

Zusammenfassung

• Eine Formatvorlage ist ein Etikett für einen Absatz. Sie legt Aussehen und Bedeutung zentral fest.
• Zuerst "Standard" einstellen, dann die Überschriften. Die meisten Vorlagen erben von "Standard".
• Abstände und Seitenumbruch-Verhalten gehören in die Vorlage, nicht in Leerzeilen.
• Der Navigationsbereich zeigt, ob deine Struktur stimmt, und verschiebt ganze Kapitel.
• Kapitelnummern entstehen über eine Liste mit mehreren Ebenen, die an Überschrift 1 bis 3 gekoppelt ist.
• Das Inhaltsverzeichnis ist ein Feld. Nach Änderungen aktualisieren (F9), und nie direkt darin tippen.