Die Offerte: Aufbau und Pflichtangaben

Worum es geht

Montagmorgen bei der Kommunikationsagentur Blauweiss GmbH in Rapperswil-Jona. Die Tanzschule Rhythmo hat angerufen: Sie möchte ihr Logo auffrischen, 3'000 Flyer für die Kursanmeldung drucken lassen und danach jeden Monat ihre Website pflegen lassen. Der Berufsbildner dreht sich zu Timo, Mediamatiker im 1. Lehrjahr, und sagt: «Mach du die Offerte. Ich schaue sie an, bevor sie rausgeht.»

Timo öffnet die Vorlage und merkt schnell: Eine Offerte ist mehr als ein Preis. Sie ist die Visitenkarte der Agentur, denn die Kundin entscheidet oft allein anhand dieses Dokuments, ob sie den Auftrag erteilt. Und sie ist ein rechtlich verbindliches Angebot: Sagt die Tanzschule rechtzeitig Ja, ist der Vertrag zustande gekommen, mit genau dem Preis und den Bedingungen, die in der Offerte stehen. Ein vergessener Satz oder eine falsche Zahl kostet dann echtes Geld.

In dieser Lektion lernst du, was eine Offerte ist, welche Bausteine hineingehören und warum jeder davon wichtig ist. Am Ende baust du das Gerüst einer kompletten Offerte und lässt Python prüfen, ob etwas fehlt.

Was eine Offerte ist (und was nicht)

Stell dir eine Offerte wie eine Speisekarte mit Reservationsbestätigung vor: Sie zeigt genau, was du bekommst, was es kostet und bis wann das Angebot gilt. Bestellt der Gast innerhalb dieser Zeit, muss die Küche liefern.

Im Geschäftsalltag gibt es mehrere Dokumente, die leicht verwechselt werden:

Der Ablauf in einer Agentur sieht meist so aus:

Wichtig für dich als Anbieterin oder Anbieter: Sobald die Offerte beim Kunden ist, bist du an sie gebunden. Wie lange genau, regelt das Obligationenrecht (OR) in den Artikeln 3 bis 7. Das schauen wir in Lektion 5 im Detail an. Für heute reicht die Faustregel: Schreib nie etwas in eine Offerte, das du nicht auch so liefern willst. Und schreib immer hinein, bis wann das Angebot gilt.

Die Bausteine einer Offerte

Eine professionelle Offerte hat einen festen Aufbau. Die Reihenfolge folgt dem Lesefluss der Kundschaft: Wer bietet an? Was bekomme ich? Was kostet es? Unter welchen Bedingungen? Was muss ich tun, um zuzusagen?

Pflicht oder Kür?

Das Gesetz schreibt für eine Offerte keine bestimmte Form vor. Sie könnte sogar mündlich gültig sein. Trotzdem gibt es Angaben, die du nicht weglassen darfst:

• Firma: Die im Handelsregister eingetragene Firma muss in der Geschäftskorrespondenz vollständig und unverändert stehen (Art. 954a OR). Also «Blauweiss GmbH», nicht nur «Blauweiss».
• MWST: Weist du MWST aus, muss sie stimmen, und nur MWST-pflichtige Betriebe dürfen das überhaupt (mehr dazu in Lektion 3).
• Gültigkeit: Rechtlich nicht vorgeschrieben, aber ohne sie bist du unbestimmt lange gebunden. In der Praxis ist sie ein Muss.

Alle anderen Bausteine sind «Pflicht» im fachlichen Sinn: Ohne sie ist die Offerte unklar, nicht prüfbar oder riskant. Genau so werden Offerten im Kompetenznachweis auch bewertet.

Blauweiss · Seestrasse 14 · 8640 Rapperswil-Jona

Tanzschule Rhythmo, Frau Lea Brunner, Zürcherstrasse 61, 8730 Uznach

Offerte Logo und Flyer
Pos. 1 Logo überarbeiten   6 h à 110.00   660.00
Pos. 2 Flyer gestalten     4 h à 110.00   440.00
Total exkl. MWST                         1'100.00
Zahlbar innert 30 Tagen

Die UID und der Zusatz MWST

Jedes Unternehmen in der Schweiz hat eine Unternehmens-Identifikationsnummer (UID). Sie hat immer dieselbe Form: CHE- gefolgt von neun Ziffern in Dreiergruppen mit Punkten, zum Beispiel CHE-123.456.789. Du kannst jede UID im öffentlichen UID-Register des Bundes nachschlagen.

Ist der Betrieb im MWST-Register eingetragen, verwendet er dieselbe Nummer als MWST-Nummer, ergänzt um den Zusatz MWST:

CHE-123.456.789 MWST     richtig für einen MWST-pflichtigen Betrieb
CHE-123.456.789          UID ohne MWST-Eintrag
CHE-123456789            falsch: Punkte fehlen
MWST-Nr. 123 456         falsch: veraltete oder erfundene Form

Warum ist das wichtig? Ein MWST-pflichtiger Geschäftskunde will die MWST, die er dir bezahlt, als Vorsteuer von seiner eigenen Steuerschuld abziehen. Dafür muss auf der Rechnung deine MWST-Nummer stehen. Steht sie schon in der Offerte, sieht die Kundschaft von Anfang an, dass alles korrekt laufen wird. Umgekehrt darf ein Betrieb, der nicht im MWST-Register steht, keine MWST ausweisen. Tut er es trotzdem, schuldet er den ausgewiesenen Betrag dem Staat.

Schritt für Schritt: Timos Offertgerüst für die Tanzschule Rhythmo

Timo baut das Gerüst der Offerte. Die genaue Berechnung von Rabatt und MWST lernst du in Lektion 3 und 4; hier geht es darum, dass kein Baustein fehlt.

Schritt 1: Kopf ausfüllen. Absender aus der Vorlage übernehmen, Empfänger mit Kontaktperson ergänzen.

Schritt 2: Offertnummer und Datum setzen. Die Agentur nummeriert fortlaufend pro Jahr. Die letzte Offerte war 2026-056, also ist diese 2026-057.

Schritt 3: Gültigkeit festlegen. Die Agentur gibt ihre Offerten 30 Tage gültig ab. Timo schreibt ein konkretes Datum statt «30 Tage», damit niemand rechnen muss: 5. Oktober plus 30 Tage ergibt den 4. November 2026.

Schritt 4: Leistungen als Positionen auflisten. Jede Position bekommt Menge, Einheit, Ansatz und Betrag. Die Websitepflege ist eine wiederkehrende Leistung und kommt in einen eigenen Teil.

Schritt 5: Preisblock, Termine und Bedingungen ergänzen.

Schritt 6: Mit der Checkliste prüfen. Timo hakt jeden Baustein aus der Tabelle oben ab.

Das Ergebnis sieht so aus:

Blauweiss GmbH · Seestrasse 14 · 8640 Rapperswil-Jona
info@blauweiss.ch · 055 210 44 80 · CHE-318.402.775 MWST

Tanzschule Rhythmo
Frau Lea Brunner
Zürcherstrasse 61
8730 Uznach
                                         Rapperswil-Jona, 5. Oktober 2026
Offerte Nr. 2026-057
Logo-Auffrischung, Kursflyer und Websitepflege

Sehr geehrte Frau Brunner
Vielen Dank für Ihre Anfrage vom 2. Oktober. Gerne offerieren wir Ihnen:

Teil A: Gestaltung und Druck (einmalig)
Pos. Leistung                                   Menge    Ansatz     Betrag CHF
1    Logo überarbeiten (Details siehe Beilage)    6 h    110.00         660.00
2    Flyer A5 gestalten, 4/4-farbig               4 h    110.00         440.00
3    Druck 3'000 Flyer A5, 170 g/m², inkl. Versand        pauschal      430.00
     Zwischentotal                                                    1'530.00
     Neukundenrabatt 10 % auf Pos. 1 und 2                            - 110.00
     Nettobetrag                                                      1'420.00
     MWST 8.1 %                                                         115.00
     Total Teil A                                                     1'535.00

Teil B: Websitepflege (monatlich, nach Aufwand)
     3 h pro Monat à CHF 110.00 = CHF 330.00 pro Monat exkl. MWST

Termine:              Entwürfe Logo bis 16.10., Flyer druckfertig bis 30.10.
Gültigkeit:           Diese Offerte ist gültig bis 4. November 2026.
Zahlungsbedingungen:  30 Tage netto ab Rechnungsdatum
Bedingungen:          Zwei Korrekturrunden inbegriffen. Es gelten unsere AGB
                      (Beilage).

Wir freuen uns auf Ihre Zusage per E-Mail oder mit Unterschrift.

Freundliche Grüsse
Timo Keller, Lernender Mediamatiker

Jetzt bist du dran: Bring Python bei, eine Offerte auf fehlende Angaben und eine korrekte UID zu prüfen. Wenn alle Tests grün sind, hast du dir die Pflichtbausteine gleich doppelt eingeprägt.

Typische Fehler

• Keine Gültigkeit angeben. Ohne Frist bist du so lange gebunden, wie man unter normalen Umständen mit einer Antwort rechnen darf. Das ist unklar und kann dich an alte Preise binden. Korrektur: immer ein konkretes Datum, z.B. «gültig bis 4. November 2026».
• Firma abkürzen. «Blauweiss» statt «Blauweiss GmbH» verletzt die Pflicht zur vollständigen Firmenangabe. Korrektur: Absender aus dem Handelsregister übernehmen.
• MWST-Nummer falsch oder ohne Zusatz. CHE-318402775 ohne Punkte oder ohne «MWST» wirkt unprofessionell und hilft der Kundschaft nicht beim Vorsteuerabzug. Korrektur: CHE-318.402.775 MWST.
• Keine Offertnummer. Bei drei Offerten an dieselbe Kundin weiss später niemand, welche angenommen wurde. Korrektur: fortlaufende Nummer pro Jahr.
• Annahme nicht geregelt. Ohne Hinweis, wie die Kundschaft zusagen soll, kommt die Zusage vielleicht per Telefon, und niemand kann sie später beweisen. Korrektur: «Zusage per E-Mail oder mit Unterschrift».

Zusammenfassung

• Eine Offerte ist rechtlich ein Antrag. Die rechtzeitige, unveränderte Annahme schliesst den Vertrag.
• Der Aufbau folgt dem Lesefluss: Absender, Empfänger, Datum, Offertnummer, Leistungen, Preise, Termine, Gültigkeit, Zahlungsbedingungen, weitere Bedingungen, Annahme.
• Die Firma steht vollständig wie im Handelsregister (Art. 954a OR).
• Die UID hat die Form CHE-123.456.789, bei MWST-Pflicht mit dem Zusatz MWST. Nur MWST-pflichtige Betriebe dürfen MWST ausweisen.
• Eine Gültigkeit mit konkretem Datum begrenzt, wie lange du an Preis und Bedingungen gebunden bist.
• Prüfe jede Offerte mit einer Checkliste, bevor sie das Haus verlässt.