Was lohnt sich zu automatisieren?

Worum es geht

Leandro ist im 2. Lehrjahr bei der Rohrmann Haustechnik AG in Winterthur, einem Sanitär- und Heizungsbetrieb mit 85 Mitarbeitenden. Am Montagmorgen ruft ihn die Leiterin Finanzen ins Büro: «Unsere Buchhaltung tippt jede Lieferantenrechnung von Hand ins ERP. Das wollen wir mit Power Automate automatisieren. Du erarbeitest die Anforderungen für unseren Informatikpartner und nimmst die Lösung später ab.»

Sofort eine Liste mit Funktionen zu schreiben, wäre der erste Fehler. Die wichtigste Frage kommt vorher: Welche Teile des Ablaufs lohnen sich überhaupt für eine Automatisierung, und welche nicht? Technisch lässt sich fast alles automatisieren. Sinnvoll ist es nur dort, wo eine Maschine die Arbeit zuverlässig, oft und günstiger erledigt als ein Mensch.

Viele Projekte scheitern, weil der falsche Schritt automatisiert wurde: einer, der selten vorkommt, ständig anders läuft oder ein Urteil braucht. In dieser Lektion lernst du, jeden Prozessschritt mit klaren Kriterien zu prüfen, den heutigen Aufwand zu berechnen und zu begründen, warum ein Schritt bewusst beim Menschen bleibt.

Automatisieren heisst: Regeln ausführen lassen

Stell dir einen Kaffeeautomaten und eine Barista vor. Der Automat macht 500 Mal am Tag denselben Cappuccino, auch um 3 Uhr nachts. Wenn aber ein Gast sagt «etwas Mildes, so wie letzte Woche», braucht es die Barista. Sie hört zu, erinnert sich, entscheidet.

Eine Prozessautomatisierung ist der Kaffeeautomat: Software führt Prozessschritte nach festen Regeln aus, ohne dass jemand eingreift. Sie ist stark, wo Regeln klar sind und die Eingaben sauber vorliegen. Sie ist schwach, wo Ermessen, Verhandlung oder Erfahrung gefragt sind.

Unterscheide zwei Begriffe, die oft verwechselt werden:

Die Rechnungen bei Rohrmann sind also bereits digital, aber nicht automatisiert: Die Buchhalterin liest das PDF am Bildschirm und tippt die Werte ab.

Bewertet wird nie «der ganze Prozess», sondern jeder einzelne Schritt. Leandro zerlegt den Kreditorenprozess deshalb zuerst:

1. Rechnung im Postfach sichten und öffnen
2. Daten erfassen (Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Zahlungsreferenz)
3. Rechnung mit der Bestellung abgleichen
4. Abweichungen klären und freigeben
5. Zahlung auslösen

Sechs Prüffragen für jeden Schritt

Mit diesen sechs Fragen beurteilst du das Automatisierungspotenzial:

Die Datenlage verdient einen genaueren Blick, weil sie oft unterschätzt wird:

• Strukturiert: Jede Information steht in einem festen Feld. Die Schweizer QR-Rechnung ist ein Glücksfall, denn der QR-Code enthält Konto (IBAN oder QR-IBAN), Betrag, Währung, Zahlungsempfänger und Referenz in einem genormten Format.
• Halbstrukturiert: Die Information ist vorhanden, aber an wechselnden Stellen, etwa eine PDF-Rechnung ohne QR-Code. Eine Texterkennung kann sie finden, aber nicht immer fehlerfrei.
• Unstrukturiert: Freitext wie «Bitte nochmals dasselbe wie letztes Mal, aber nur die Hälfte». Hier muss jemand verstehen, was gemeint ist.

Auch die Fehleranfälligkeit hat zwei Seiten. Viele Tippfehler heute sprechen für eine Automatisierung. Sind aber die Eingangsdaten selbst schlecht (unscharfe Scans), produziert die Automatisierung die Fehler nur schneller.

Die Checkliste: messen statt schätzen

Für jeden Schritt hältst du in einer Checkliste die Fakten fest. So entsteht eine Grundlage, über die man sachlich reden kann:

Die Rechnung für den Aufwand ist einfach, aber du musst sie immer zeigen:

Aufwand pro Jahr = Fälle pro Jahr × Minuten pro Fall ÷ 60
Beispiel Erfassen: 1'400 × 4 ÷ 60 = 93.3 Stunden

Woher kommen die Zahlen? Leandro begleitet die Buchhalterin zwei Vormittage lang und stoppt die Zeit. Die Anzahl Rechnungen zieht er aus dem ERP. Selbsteinschätzungen wie «etwa eine Viertelstunde» sind oft zu hoch oder zu tief. Wer mitzählt, hat Argumente.

Im Code-Labor setzt du die Checkliste als kleines Python-Programm um:

Human in the Loop: Mensch und Maschine teilen sich die Arbeit

Automatisierung ist kein Entweder-oder. Zwischen «alles von Hand» und «alles automatisch» gibt es eine wichtige Mitte:

Human in the Loop heisst: Ein Mensch wird gezielt eingebunden, wenn die Automatisierung nicht sicher entscheiden kann. Das ist kein Scheitern, sondern gutes Design: Das System erledigt die einfachen Fälle und legt die schwierigen in eine Warteschlange.

Wann bleibt ein Schritt bewusst manuell? Typische Gründe sind:

• Ermessen und Verhandlung: Eine Preisabweichung klärt die Einkäuferin am Telefon mit dem Lieferanten.
• Seltene Fälle: Zehn Fälle pro Jahr rechtfertigen keine Entwicklung, Tests und Wartung.
• Instabile Regeln: Ändern sich die Regeln monatlich, muss die Automatisierung monatlich angepasst werden.
• Schlechte Datenqualität: Fehlen Stammdaten, entstehen Fehler am Laufband.
• Hohe Tragweite bei wenig Volumen: Eine Kreditlimite von CHF 200'000 verantwortet ein Mensch.

Schritt für Schritt: Leandro bewertet den Kreditorenprozess

Schritt 1: Schritte und Fakten erheben. Leandro misst an zwei Vormittagen und wertet das ERP aus. Im Vorjahr gab es 1'400 Lieferantenrechnungen. Bei 18 % davon gab es eine Abweichung zur Bestellung, also rund 252 Fälle.

Schritt 2: Aufwand pro Jahr rechnen.

Erfassen und Abgleichen zusammen: 93.3 + 46.7 = 140 Stunden pro Jahr, also rund 6 Minuten pro Rechnung.

Schritt 3: Kriterien prüfen.

Schritt 4: Ausnahmen berücksichtigen. Rechnungen ohne Bestellnummer, Gutschriften, unleserliche Scans: Leandro schätzt aus seiner Stichprobe rund 15 % Ausnahmen, die weiterhin jemand anschauen muss. Die Einsparung beträgt deshalb nicht 140 Stunden, sondern etwa 140 × 0.85 = 119 Stunden, rund 120 Stunden pro Jahr.

Schritt 5: In Franken übersetzen. Bei einem internen Stundensatz von CHF 65: 119 × 65 = CHF 7'735, knapp CHF 8'000 pro Jahr. Ob sich das lohnt, hängt von den Kosten ab. Das rechnest du in der nächsten Lektion.

Schritt 6: Ergebnis begründet festhalten. Leandro schreibt für die Leiterin Finanzen:

Empfehlung: Erfassen und Abgleich automatisieren (rund 120 h pro Jahr Einsparung,
Daten zu 70 % strukturiert, Regeln eindeutig). Abweichungen bleiben bei Buchhaltung
und Einkauf (Human in the Loop), weil sie oft eine Rückfrage beim Lieferanten
brauchen. Die Zahlungsfreigabe im E-Banking bleibt bewusst manuell.

Typische Fehler

• Den ganzen Prozess statt einzelne Schritte bewerten. «Kreditoren automatisieren» ist zu grob. Erst die Zerlegung zeigt, was sich eignet.
• Nur auf das Volumen schauen. 5'000 Fälle pro Jahr, die jedes Mal ein Urteil brauchen, sind kein guter Kandidat.
• 100 % Automatisierung annehmen. Ausnahmen machen in der Praxis oft 20 bis 30 % der Fälle aus. Wer sie vergisst, rechnet die Einsparung schön.
• Schätzen statt zählen. Miss, zähle, werte das System aus.
• Digitalisiert mit automatisiert verwechseln. Ein PDF per Mail ist digital, aber noch nicht automatisiert.

Zusammenfassung

• Automatisierung heisst: Software führt Regeln aus. Wo Ermessen nötig ist, braucht es den Menschen.
• Bewerte jeden Schritt einzeln nach Volumen, Regelbasiertheit, Stabilität, Datenlage, Fehleranfälligkeit und Ermessen.
• Aufwand pro Jahr = Fälle × Minuten ÷ 60. Zahlen misst oder zählst du, statt sie zu schätzen.
• Human in the Loop: Das System erledigt die einfachen Fälle, ein Mensch entscheidet die unklaren.
• Rechne die Ausnahmequote von der Einsparung ab.
• Halte deine Bewertung begründet fest, auch für die Schritte, die bewusst manuell bleiben.