Projekte mit traditionellem Projektmanagement umsetzen

Nicht jedes Projekt passt zu Scrum. Wenn Umfang, Budget und Termin vorab verbindlich festgelegt werden müssen, etwa in der Verwaltung oder bei regulierten Prozessen, arbeitet man phasenorientiert. In diesem Modul lernst du die Phasen von HERMES und das Wasserfallprinzip kennen. Du schreibst einen Projektauftrag, analysierst Stakeholder, erstellst einen Projektstrukturplan, planst Termine und Ressourcen im Gantt-Diagramm, bestimmst den kritischen Pfad und schliesst das Projekt mit einem Abschlussbericht ab.

Das sind die Fähigkeiten, die am Ende des Moduls sitzen sollten. Jedes Ziel mit einem Beispiel aus dem Lehrbetrieb.

1. 1

   Ein Projekt in Phasen mit Meilensteinen und Freigaben strukturieren

   Kompetenz A

   Du kennst die Phasen von HERMES (Initialisierung, Konzept, Realisierung, Einführung) und weisst, welche Ergebnisse am Ende jeder Phase vorliegen müssen. Du verstehst, warum der Auftraggeber an jedem Phasenübergang eine Freigabe erteilt.

   Situation

   Eine Gemeinde im Kanton Bern will die Anmeldung für Hundesteuern und Parkkarten digitalisieren. Das Projekt muss nach HERMES geführt werden.

   Deine Aufgabe

   Lege die Phasen fest und nenne pro Phase zwei zentrale Ergebnisse und den Freigabeentscheid.

   Gutes Ergebnis

   Initialisierung: Studie mit Varianten, Projektauftrag, Entscheid Projektfreigabe. Konzept: Fachkonzept mit Formularen und Prozess, Systemanforderungen, Entscheid Realisierungsfreigabe. Realisierung: getestete Lösung, Testprotokoll. Einführung: Schulung Schalterpersonal, Go-live, Projektabschluss.

   HERMES-PhasenMeilensteinPhasenfreigabeWasserfallErgebnis
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   Einen Projektauftrag mit Zielen, Abgrenzung und Rahmenbedingungen erstellen

   Kompetenz B

   Du formulierst SMART-Ziele, grenzt klar ab, was nicht zum Projekt gehört, und hältst Budget, Termine, Organisation und Annahmen fest. Der unterschriebene Projektauftrag ist die Grundlage für alle späteren Diskussionen.

   Situation

   Ein Logistikunternehmen in Oftringen will die Papier-Lieferscheine durch eine Tablet-App ersetzen.

   Deine Aufgabe

   Formuliere drei Ziele und die Abgrenzung für den Projektauftrag.

   Gutes Ergebnis

   Ziel 1: Bis 31. März unterschreiben alle 40 Fahrer digital auf dem Tablet. Ziel 2: Lieferscheine sind spätestens 10 Minuten nach Zustellung im ERP. Ziel 3: Papierverbrauch sinkt um 80 %. Abgrenzung: keine Tourenplanung, keine Anbindung an Kundenportale, Tablets werden separat beschafft.

   SMARTAbgrenzungRahmenbedingungenAnnahmenProjektorganisation
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   Stakeholder analysieren und eine Projektorganisation aufbauen

   Kompetenz C

   Du findest heraus, wer vom Projekt betroffen ist oder Einfluss hat, und bewertest Interesse und Einfluss. Daraus leitest du Massnahmen ab und besetzt die Rollen wie Auftraggeber, Projektleitung, Fachausschuss und Anwendervertreter.

   Situation

   Bei der Einführung eines neuen Lohnsystems mit Swissdec-Zertifizierung in einem Pflegeheim mit 220 Mitarbeitenden fühlen sich die Teamleitungen übergangen.

   Deine Aufgabe

   Erstelle eine Stakeholderanalyse mit Einfluss-Interesse-Matrix.

   Gutes Ergebnis

   Acht Stakeholder, darunter Heimleitung (hoher Einfluss, hohes Interesse: eng einbinden), Teamleitungen (mittlerer Einfluss, hohes Interesse: als Anwendervertreter ins Projekt holen), Treuhänder (hoher Einfluss, mittleres Interesse: informieren und bei Tests beiziehen).

   StakeholderanalyseEinfluss-Interesse-MatrixAuftraggeberAnwendervertreterOrganigramm
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   Einen Projektstrukturplan erstellen und daraus Termine und Ressourcen planen

   Kompetenz D

   Du zerlegst das Projekt in Teilprojekte und Arbeitspakete, schätzt den Aufwand und bringst sie in einem Gantt-Diagramm mit Abhängigkeiten in eine Reihenfolge. Du bestimmst den kritischen Pfad und prüfst, ob die Ressourcen reichen.

   Situation

   Für das digitale Lieferschein-Projekt gibt es 24 Arbeitspakete, zwei interne Entwickler und einen externen Partner.

   Deine Aufgabe

   Erstelle PSP und Gantt-Diagramm und bestimme den kritischen Pfad.

   Gutes Ergebnis

   PSP mit vier Teilprojekten: Konzept, App, ERP-Schnittstelle, Einführung. Im Gantt läuft die Schnittstelle parallel zur App. Kritischer Pfad: Fachkonzept, Schnittstelle, Integrationstest, Pilot. Jede Verzögerung dort verschiebt den Go-live direkt.

   Projektstrukturplan (PSP)ArbeitspaketGantt-Diagrammkritischer PfadPufferRessourcenauslastung
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   Ein Projektbudget erstellen und den Projektverlauf steuern

   Kompetenz E

   Du rechnest Personalkosten, externe Leistungen, Lizenzen und Reserven zu einem Budget zusammen. Während der Umsetzung vergleichst du laufend Plan und Ist und leitest bei Abweichungen Steuerungsmassnahmen ein.

   Situation

   Das Lieferschein-Projekt hat 180 interne Personentage zu CHF 900, externe Leistungen von CHF 48'000 und Tablets für CHF 36'000.

   Deine Aufgabe

   Erstelle das Budget mit 10 % Reserve.

   Gutes Ergebnis

   Intern CHF 162'000, extern CHF 48'000, Hardware CHF 36'000, Summe CHF 246'000, Reserve CHF 24'600, Gesamtbudget CHF 270'600 exkl. MWST. Die Reserve gibt nur der Auftraggeber frei.

   ProjektbudgetPersonentagReservePlan-Ist-VergleichSteuerungsmassnahme
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   Ein Projekt geordnet abschliessen und in den Betrieb übergeben

   Kompetenz F

   Du prüfst, ob die Ziele erreicht wurden, übergibst die Lösung mit Dokumentation an den Betrieb, löst die Projektorganisation auf und hältst Erfahrungen in einem Abschlussbericht fest.

   Situation

   Die digitale Anmeldung der Gemeinde läuft seit vier Wochen. Das Projektteam soll aufgelöst werden.

   Deine Aufgabe

   Erstelle die Checkliste für den Projektabschluss.

   Gutes Ergebnis

   Zielerreichung belegt (85 % der Anmeldungen online), Betriebshandbuch an Informatikdienst übergeben, offene Pendenzen an die Linie übertragen, Schlussabrechnung CHF 3'200 unter Budget, Lessons-Learned-Workshop mit sechs Erkenntnissen, Abschlussbericht vom Auftraggeber unterzeichnet.

   AbschlussberichtZielerreichungBetriebsübergabeLessons LearnedSchlussabrechnung

Die Kompetenzmatrix zerlegt das Modul in Themenstränge und drei Stufen. Für den Kompetenznachweis solltest du überall mindestens Stufe 2 erreichen. Dein Stand bleibt in diesem Browser gespeichert und färbt Lernweg und Übungen ein.

Nina ist im 2. Lehrjahr bei der Regionalwerke Oberaargau AG in Langenthal, einem Energieversorger mit 160 Mitarbeitenden. Der Verwaltungsrat hat CHF 120'000 für ein Online-Portal bewilligt, über das Haushalte ihre Zählerstände selbst melden, dazu eine Reserve von CHF 10'000 bei der Auftraggeberin. Weil Budget und Termin fix sind, wird das Projekt phasenorientiert nach HERMES geführt, und Nina arbeitet im Projektteam mit.

1. Kapitel 1

   Ein Auftrag mit Unterschrift

   Nina hilft dem Projektleiter, den Projektauftrag zu schreiben. Der Wunsch der Geschäftsleitung lautet nur: 'Die Kunden sollen es einfacher haben.' Nina formuliert daraus ein SMART-Ziel: Bis Ende März melden mindestens 30 % der 18'000 Haushalte ihren Zählerstand online. Sie hält fest, dass die Rechnungsstellung nicht zum Projekt gehört, und ordnet die Arbeiten den HERMES-Phasen Initialisierung, Konzept, Realisierung und Einführung zu.

   Ziel 2Ziel 1

2. Kapitel 2

   Wer redet mit?

   Nina listet die Stakeholder auf: Kundendienst, Zählerableser, Datenschutzbeauftragte, Softwarepartner und Verwaltungsrat. Im Einfluss-Interesse-Raster fallen die Ableser auf, die um ihre Stellen fürchten und viel Rückhalt in der Belegschaft haben. Das Projektteam bindet zwei Ableser ins Konzept ein und hält fest, dass sie weiterhin schwer zugängliche Zähler ablesen. In der Projektorganisation zeichnet Nina Auftraggeber, Lenkungsausschuss, Projektleitung und Fachgremium auf.

   Ziel 3

3. Kapitel 3

   Der Plan im Gantt-Diagramm

   Nina erstellt einen Projektstrukturplan mit 5 Teilprojekten und 24 Arbeitspaketen und überträgt ihn in ProjectLibre. Der kritische Pfad führt über die Schnittstelle zum Abrechnungssystem. Beim Ressourcenabgleich zeigt sich, dass der Applikationsverantwortliche in Woche 14 zu 160 % verplant ist. Nina verschiebt die Testvorbereitung um eine Woche, ohne den kritischen Pfad zu berühren.

   Ziel 4

4. Kapitel 4

   CHF 8'000 über Plan

   Am Ende der Realisierung vergleicht Nina Soll und Ist: Die Schnittstelle hat CHF 8'000 mehr gekostet als budgetiert. Sie erstellt eine Prognose von CHF 126'000 Endkosten und zeigt, dass die Reserve von CHF 10'000 noch knapp reicht. Als Massnahme schlägt sie vor, die Schulung des Kundendienstes intern statt durch den Softwarepartner durchzuführen. Der Lenkungsausschuss gibt die Phase Einführung frei.

   Ziel 5

5. Kapitel 5

   Was wir nächstes Mal anders machen

   Das Portal geht Anfang Januar live, drei Monate später melden 34 % der Haushalte online, das Ziel ist erreicht. Nina schreibt mit dem Projektleiter den Abschlussbericht mit Zielerreichung, Schlusskosten und Lessons Learned. Wichtigste Erkenntnis: Schnittstellen zu Altsystemen schon in der Konzeptphase technisch prüfen. Danach übergeben sie das Portal mit Betriebsdokumentation an den Kundendienst und lösen das Projektteam auf.

   Ziel 6Ziel 1

1. 1

   Phasenmodelle verstehen

   ca. 3 Std.

   Du lernst den Aufbau von Wasserfall und HERMES kennen und vergleichst sie mit agilen Ansätzen.

   • Das HERMES-Online-Handbuch durchblättern und die Phasen mit Ergebnissen notieren
   • Ein abgeschlossenes Projekt aus dem Lehrbetrieb in Phasen einteilen
   • Eine Tabelle 'klassisch vs. agil' mit fünf Kriterien erstellen

   Trainiert Kompetenz A1

   Lernziel1

2. 2

   Projekt initialisieren

   ca. 4 Std.

   Du erstellst für ein Fallbeispiel den Projektauftrag und analysierst die Stakeholder.

   • Drei SMART-Ziele und eine Abgrenzung formulieren
   • Eine Stakeholderanalyse mit Einfluss-Interesse-Matrix erstellen
   • Ein Projektorganigramm mit Rollen zeichnen

   Trainiert Kompetenz B1B2C1C2

   Lernziel23

3. 3

   Strukturieren und terminieren

   ca. 5 Std.

   Du baust den Projektstrukturplan und überträgst ihn in ein Gantt-Diagramm.

   • Einen PSP mit 15 bis 25 Arbeitspaketen erstellen
   • Das Gantt-Diagramm in MS Project oder Excel mit Abhängigkeiten aufbauen
   • Den kritischen Pfad markieren und Puffer bestimmen

   Trainiert Kompetenz D1D2

   Lernziel4

4. 4

   Budget und Steuerung

   ca. 4 Std.

   Du erstellst ein Projektbudget und übst, Abweichungen zu erkennen und zu steuern.

   • Ein Budget mit internen, externen und Sachkosten plus Reserve in Excel erstellen
   • An drei Stichtagen Plan und Ist vergleichen
   • Für eine Abweichung zwei Steuerungsoptionen ausarbeiten

   Trainiert Kompetenz E1E2

   Lernziel5

5. 5

   Phasenübergänge und Abschluss

   ca. 3 Std.

   Du bereitest Phasenfreigaben vor und schliesst ein Projekt formal ab.

   • Einen Antrag auf Realisierungsfreigabe schreiben
   • Eine Abschlusscheckliste erstellen
   • Einen Lessons-Learned-Workshop mit 30 Minuten planen

   Trainiert Kompetenz A2F1F2

   Lernziel16

6. 6

   Gesamtprojekt im Kleinformat

   ca. 5 Std.

   Du führst ein Fallprojekt durch alle Phasen und erstellst die wichtigsten Ergebnisse.

   • Projektauftrag, PSP, Gantt und Budget für ein Fallbeispiel erstellen
   • Ein Ereignis (z.B. Lieferverzug) einspielen und darauf reagieren
   • Das Projekt in 10 Minuten wie vor einem Lenkungsausschuss präsentieren

   Trainiert Kompetenz B3D3E3F3

   Lernziel2456

HERMES

Projektmanagementmethode der Schweizer Bundesverwaltung mit definierten Phasen, Ergebnissen und Rollen.

Projektauftrag

Verbindliches Dokument mit Zielen, Abgrenzung, Organisation, Budget und Terminen, vom Auftraggeber unterzeichnet.

Projektstrukturplan

Hierarchische Gliederung des Projekts in Teilprojekte und Arbeitspakete.

Gantt-Diagramm

Balkendiagramm, das Arbeitspakete auf einer Zeitachse mit Dauer und Abhängigkeiten zeigt.

Kritischer Pfad

Folge von Arbeitspaketen ohne Zeitpuffer, die die Gesamtdauer des Projekts bestimmt.

Stakeholder

Person oder Gruppe, die vom Projekt betroffen ist oder Einfluss darauf hat.

Phasenfreigabe

Entscheid des Auftraggebers, nach Prüfung der Ergebnisse die nächste Phase zu starten.

Lessons Learned

Systematisch gesammelte Erfahrungen aus einem Projekt, die künftigen Projekten helfen.

Passende Module