Mit digitalen Kollaborationstools arbeiten

Microsoft 365 oder Google Workspace sind in fast jedem Lehrbetrieb vorhanden, werden aber oft chaotisch genutzt: Dateien als Mailanhang, zehn Versionen derselben Excel-Liste, wichtige Entscheide irgendwo im Chat. In diesem Modul lernst du, für jede Art von Austausch den passenden Kanal zu wählen, ein Team in Teams sinnvoll aufzubauen und Dateien gemeinsam in SharePoint und OneDrive zu bearbeiten. Du koordinierst Aufgaben mit Planner und Loop, leitest Online-Meetings effizient und teilst Inhalte so, dass Berechtigungen und Datenschutz stimmen.

Das sind die Fähigkeiten, die am Ende des Moduls sitzen sollten. Jedes Ziel mit einem Beispiel aus dem Lehrbetrieb.

1. 1

   Für jede Art von Austausch den passenden Kanal wählen und Teamregeln vereinbaren

   Kompetenz A

   Kurze Rückfrage, Entscheid für alle, formelle Mitteilung nach aussen, gemeinsames Dokument oder Besprechung: Jedes Anliegen hat ein passendes Werkzeug. Du unterscheidest synchrone und asynchrone Kommunikation und hältst mit dem Team fest, wer wann wie erreichbar ist.

   Situation

   In der Marketingabteilung eines Sportartikelhändlers in Zug mit 8 Personen gehen Infos über Mail, Teams-Chat, WhatsApp und Zurufe verloren. Ein Kampagnenentscheid wurde in einem Privatchat getroffen und die Hälfte des Teams wusste nichts davon.

   Deine Aufgabe

   Schlage eine Kanalregel und eine Teamvereinbarung vor.

   Gutes Ergebnis

   Einseitige Vereinbarung: Externe Kommunikation per Mail, Teamthemen im passenden Teams-Kanal, Chat nur für kurze Rückfragen, Entscheide immer im Kanal mit dem Präfix 'Entscheid:'. Antwortzeit im Kanal bis Ende des nächsten Arbeitstags, dringende Fälle per Anruf. Kein WhatsApp für Geschäftliches.

   synchron / asynchronKanal vs. ChatErreichbarkeitNetiquetteTeamvereinbarung
2. 2

   Ein Team in Microsoft Teams mit Kanälen, Registerkarten und Rollen sinnvoll aufbauen

   Kompetenz B

   Du richtest ein Team nach Themen statt nach Personen ein, benennst Kanäle eindeutig, fügst wichtige Dateien, Pläne und Links als Registerkarten hinzu und vergibst die Rollen Besitzer und Mitglied bewusst. Ein Allgemein-Kanal mit Beschreibung zeigt neuen Mitgliedern, wie das Team funktioniert.

   Situation

   Deine Klasse plant als Projekt einen Info-Abend für Eltern und Lehrbetriebe. 22 Lernende, 2 Lehrpersonen, Dauer 8 Wochen.

   Deine Aufgabe

   Baue das Team für das Projekt auf.

   Gutes Ergebnis

   Team 'Infoabend 2026' mit Kanälen Allgemein, Programm, Einladungen, Technik, Verpflegung. Registerkarten: Planner-Board im Kanal Allgemein, Excel-Gästeliste im Kanal Einladungen. Zwei Besitzer (Lehrpersonen) und zwei Lernende als Co-Besitzer. Angeheftete Nachricht mit den Kanalregeln.

   TeamKanalRegisterkarteBesitzer / MitgliedAngeheftete Nachricht
3. 3

   Dateien in SharePoint und OneDrive gemeinsam ablegen, bearbeiten und versionieren

   Kompetenz C

   Du arbeitest mit einer einzigen Datei statt mit Kopien. Statt Anhängen verschickst du Links, bearbeitest Dokumente gleichzeitig mit anderen und stellst bei Bedarf eine frühere Version aus dem Versionsverlauf wieder her. Persönliche Entwürfe gehören in OneDrive, Teamdateien in SharePoint.

   Situation

   Die Verkaufsabteilung eines Bauzulieferers in Rothrist hat eine Preisliste in 6 Versionen: 'Preisliste_final', 'Preisliste_final2', 'Preisliste_NEU_Anna' und so weiter. Ein Kunde erhielt eine Offerte mit alten Preisen.

   Deine Aufgabe

   Räume die Ablage auf und stelle auf gemeinsame Bearbeitung um.

   Gutes Ergebnis

   Eine einzige Datei 'Preisliste_2026.xlsx' in der SharePoint-Bibliothek des Verkaufsteams, alte Versionen gelöscht. Ausnahmen werden über Kommentare mit @-Erwähnung geklärt. Ein falscher Wert vom Vortag wurde über den Versionsverlauf in 2 Minuten zurückgeholt.

   Co-AuthoringVersionsverlaufLink statt AnhangOneDrive vs. SharePointNamenskonvention
4. 4

   Aufgaben und Notizen im Team mit Planner, Loop und OneNote koordinieren

   Kompetenz D

   Du hältst fest, wer was bis wann erledigt, und machst den Stand für alle sichtbar. Planner eignet sich für Aufgaben mit Status, Loop-Komponenten für Listen und Notizen, die gleichzeitig in Chat, Mail und Meeting aktuell bleiben, OneNote für längere Sammlungen wie Projektnotizen.

   Situation

   Beim Klassenprojekt Info-Abend werden Aufgaben im Chat verteilt. Eine Woche vor dem Anlass ist unklar, wer den Beamer organisiert und ob die Einladungen verschickt wurden.

   Deine Aufgabe

   Organisiere die Aufgaben so, dass der Stand jederzeit sichtbar ist.

   Gutes Ergebnis

   Planner-Board mit Buckets pro Arbeitsgruppe, 34 Aufgaben mit verantwortlicher Person und Fälligkeitsdatum. Ein Loop-Protokoll für die wöchentliche Besprechung, in dem neue Aufgaben direkt zugewiesen werden. Ansicht 'Diagramme' zeigt: 5 Aufgaben überfällig, alle in der Gruppe Technik.

   AufgabenboardBucketFälligkeitLoop-KomponenteTransparenz
5. 5

   Online-Meetings effizient vorbereiten, leiten und nachbereiten

   Kompetenz E

   Ein gutes Online-Meeting hat ein Ziel, eine Agenda, die richtigen Teilnehmenden und ein Ergebnis. Du nutzt Funktionen wie Bildschirm teilen, Handheben, Umfragen und Breakout-Räume und hältst Entscheide und Aufgaben im Protokoll fest. Aufnahmen machst du nur mit Einverständnis aller.

   Situation

   Ein wöchentliches Teams-Meeting der IT-Koordination in einer Versicherung in Winterthur dauert regelmässig 75 statt 30 Minuten, und am Ende ist unklar, was entschieden wurde.

   Deine Aufgabe

   Gestalte das Meeting neu.

   Gutes Ergebnis

   Agenda mit Zeitangaben spätestens am Vortag in der Einladung, Loop-Protokoll mit den Abschnitten Entscheide und Aufgaben, Rolle 'Zeitwächter' rotiert. Themen ohne Entscheidbedarf gehen vorab in den Kanal. Nach 4 Wochen dauert das Meeting im Schnitt 32 Minuten.

   AgendaProtokollModerationBreakout-RaumEinwilligung zur Aufnahme
6. 6

   Inhalte mit internen und externen Personen sicher teilen

   Kompetenz F

   Du wählst beim Teilen bewusst, wer Zugriff erhält: nur bestimmte Personen, alle in der Organisation oder jeder mit dem Link. Du lädst Externe als Gäste ein, statt Dateien an Privatadressen zu senden, und achtest darauf, dass Personendaten nach revDSG nur so breit geteilt werden wie nötig.

   Situation

   Eine Mitarbeiterin der HR-Abteilung eines Spitals teilt eine Excel-Liste mit Bewerberdaten über einen Link 'Jeder mit dem Link'. Der Link wird an eine externe Rekrutierungsagentur weitergeleitet.

   Deine Aufgabe

   Beurteile die Situation und zeige, wie es richtig wäre.

   Gutes Ergebnis

   Problem: Jede Person mit dem Link kann die Bewerberdaten öffnen, auch Dritte. Richtig: Link nur für bestimmte Personen, Agentur als Gast in einem eigenen Partner-Team (bzw. über einen geteilten Kanal) mit nur den nötigen Daten, Ablaufdatum für den Freigabelink und Gastzugang nach Projektende entfernen. Bestehenden Link sofort entfernen und die Datenschutzverantwortliche informieren.

   FreigabelinkGastzugriffBerechtigungsstuferevDSGNeed-to-know

Die Kompetenzmatrix zerlegt das Modul in Themenstränge und drei Stufen. Für den Kompetenznachweis solltest du überall mindestens Stufe 2 erreichen. Dein Stand bleibt in diesem Browser gespeichert und färbt Lernweg und Übungen ein.

Mara ist im 1. Lehrjahr bei der Bergwerk Sport AG in Chur, einem Sportartikelhändler mit 70 Mitarbeitenden. Für die Hausmesse im Mai arbeiten Einkauf, Marketing, Verkauf und ein externer Messebauer zusammen. Bisher läuft das über Mails, WhatsApp und Excel-Kopien, und Mara soll Ordnung hineinbringen.

1. Kapitel 1

   47 Mails und drei Chatgruppen

   Mara zählt in ihrem Postfach 47 Mails zur Hausmesse, dazu kommen drei WhatsApp-Gruppen mit Fotos von Standentwürfen. Sie schlägt dem Team einfache Regeln vor: Projektthemen als Beitrag im passenden Kanal, kurze Fragen im Chat, E-Mail nur für Externe. Im nächsten Weekly stimmen alle zu, und die Regeln landen als Registerkarte im Team.

   Ziel 1

2. Kapitel 2

   Ein Team für die Messe

   Mara legt das Team 'Hausmesse 2027' mit den Kanälen Standbau, Einladungen und Catering an, dazu einen privaten Kanal Budget für die Leitung. Die Gästeliste gibt es in vier Versionen, eine davon heisst 'final_v3_neu.xlsx'. Mara führt sie in einer einzigen Datei in SharePoint zusammen und klärt 18 widersprüchliche Einträge mit dem Verkauf. Ab jetzt wird nur noch dort gearbeitet, und alte Stände holt sie bei Bedarf über den Versionsverlauf zurück.

   Ziel 2Ziel 3

3. Kapitel 3

   Wer macht eigentlich was?

   In Planner erfasst Mara 34 Aufgaben, geordnet in Buckets nach Thema und mit Verantwortlichen und Fristen. Bald merkt sie, dass im Meeting Notizen in OneNote entstehen, die Aufgaben daraus aber nie in Planner ankommen. Sie nutzt ab sofort eine Loop-Aufgabenliste in der Besprechung. Zugewiesene Aufgaben erscheinen automatisch bei der zuständigen Person in To Do bzw. in Planner unter 'Meine Aufgaben', und Mara überträgt sie nach dem Meeting in den passenden Bucket des Teamplans.

   Ziel 4

4. Kapitel 4

   Das Weekly in 30 statt 60 Minuten

   Mara übernimmt die Moderation des wöchentlichen Teams-Meetings. Die Agenda steht einen Tag vorher im Kanal, Statusmeldungen schreiben alle vorab in Planner, im Meeting werden nur noch Entscheide besprochen. Am Ende fasst sie Beschlüsse und neue Aufgaben zusammen und postet das Protokoll im Kanal. Das Meeting dauert noch 28 Minuten.

   Ziel 5

5. Kapitel 5

   Der Messebauer braucht Zugriff

   Der externe Messebauer braucht die Standpläne. Ein Kollege will den ganzen Projektordner mit einem Link für alle teilen, obwohl darin auch die Budgettabelle liegt. Mara richtet stattdessen ein eigenes Partner-Team nur mit den Standplänen ein, lädt den Messebauer dort als Gast ein und notiert sich Ende Mai als Enddatum für den Zugang. Nach der Messe entfernt sie den Gastzugang und prüft, ob noch andere offene Freigaben bestehen.

   Ziel 6

1. 1

   Die richtigen Kanäle

   ca. 2 Std.

   Du analysierst, wie in deinem Lehrbetrieb heute kommuniziert wird, und lernst, welcher Kanal wofür passt.

   • Eine Woche lang notieren, über welche Kanäle du Informationen erhältst und wie oft etwas untergeht
   • Eine Tabelle 'Anliegen und passender Kanal' mit 10 Situationen ausfüllen
   • Eine Teamvereinbarung für deine Klasse oder dein Team entwerfen

   Trainiert Kompetenz A1A2

   Lernziel1

2. 2

   Ein Team aufbauen

   ca. 2 Std.

   Du richtest in Microsoft Teams ein Projektteam ein und gestaltest es so, dass sich neue Mitglieder sofort zurechtfinden.

   • Ein Team mit 4 bis 6 thematischen Kanälen erstellen
   • Registerkarten für Planner, eine Excel-Datei und eine Website hinzufügen
   • Rollen vergeben und eine angeheftete Willkommensnachricht schreiben

   Trainiert Kompetenz B1B2

   Lernziel2

3. 3

   Gemeinsam an Dateien arbeiten

   ca. 2 Std.

   Du übst Co-Authoring, Links statt Anhänge und den Versionsverlauf.

   • Mit zwei Kolleginnen gleichzeitig in einem Word-Dokument arbeiten und Kommentare mit @-Erwähnung nutzen
   • Eine absichtlich falsche Änderung über den Versionsverlauf zurücksetzen
   • Eine Ordnerstruktur und Namenskonvention für eine Projektablage festlegen

   Trainiert Kompetenz C1C2

   Lernziel3

4. 4

   Aufgaben und Notizen

   ca. 2 Std.

   Du organisierst ein Projekt mit Planner und Loop und vergleichst die Werkzeuge.

   • Ein Planner-Board mit Buckets, Verantwortlichen und Fälligkeiten erstellen
   • Eine Loop-Aufgabenliste in einem Chat teilen und beobachten, wie sie sich überall aktualisiert
   • Ein OneNote-Notizbuch für Projektnotizen anlegen und mit dem Team teilen

   Trainiert Kompetenz D1D2

   Lernziel4

5. 5

   Meetings und sicheres Teilen

   ca. 2 Std.

   Du leitest ein kurzes Online-Meeting und übst, Inhalte mit den richtigen Berechtigungen zu teilen.

   • Ein 20-minütiges Teams-Meeting mit Agenda, Umfrage und Loop-Protokoll leiten
   • Eine Datei auf drei Arten teilen und prüfen, wer jeweils Zugriff hat
   • Einen externen Gast in einen Kanal einladen und die Sicht des Gastes testen

   Trainiert Kompetenz E1E2F1F2

   Lernziel56

6. 6

   Alles im Einsatz

   ca. 2 Std.

   Du setzt für ein reales Klassen- oder Betriebsprojekt eine komplette Arbeitsumgebung auf und begründest deine Entscheidungen, wie im Kompetenznachweis.

   • Team, Ablage, Planner und Teamvereinbarung für ein Projekt einrichten
   • Das Projekt zwei Wochen damit führen und Stolpersteine notieren
   • In einer kurzen Reflexion drei Verbesserungen begründen

   Trainiert Kompetenz A3B3C3D3

   Lernziel1234

Kollaborationstool

Software, mit der mehrere Personen kommunizieren, Dateien teilen und gemeinsam arbeiten.

Kanal

Themenbereich innerhalb eines Teams in Microsoft Teams mit eigenen Beiträgen, Dateien und Registerkarten.

Co-Authoring

Gleichzeitiges Bearbeiten desselben Dokuments durch mehrere Personen.

Versionsverlauf

Gespeicherte frühere Stände einer Datei, die man ansehen und wiederherstellen kann.

SharePoint

Plattform von Microsoft für Teamablagen, Intranetseiten und Listen. Die Dateien eines Teams liegen technisch in SharePoint.

Loop-Komponente

Teilbarer Inhaltsbaustein wie eine Liste oder Tabelle, der überall synchron bleibt.

Gastzugriff

Zugang für externe Personen zu einem Team oder einer Datei mit eingeschränkten Rechten.

Asynchrone Kommunikation

Austausch, bei dem nicht alle gleichzeitig anwesend sein müssen, z.B. Kanalbeiträge oder Mails.

Passende Module