Eigene ICT-Arbeitsinstrumente einrichten und bedienen

Am Anfang der Lehre bekommst du einen Laptop, ein Microsoft-365- oder Google-Konto und Zugang zu gemeinsamen Ordnern. In diesem Modul lernst du, daraus einen Arbeitsplatz zu machen, der dich unterstützt statt bremst. Du baust eine Ablage mit klaren Dateinamen auf, teilst Dateien kontrolliert, sicherst deine Konten mit Passwortmanager und Zwei-Faktor-Authentifizierung und richtest ein Backup ein, das du auch wirklich zurückspielen kannst. Dazu nutzt du Word, Excel, PowerPoint und Outlook mit Vorlagen und Regeln, damit Routinearbeiten in Minuten erledigt sind.

Das sind die Fähigkeiten, die am Ende des Moduls sitzen sollten. Jedes Ziel mit einem Beispiel aus dem Lehrbetrieb.

1. 1

   Eine klare Ablagestruktur mit Namenskonvention aufbauen

   Kompetenz A

   Du legst fest, wo welche Dateien hingehören und wie sie heissen. Mit einer einheitlichen Ordnerstruktur und Dateinamen mit Datum, Kunde, Inhalt und Version findest du jede Datei in Sekunden wieder, auch die Kolleginnen und Kollegen.

   Situation

   In deinem Downloads-Ordner liegen 140 Dateien wie 'Flyer_final.pdf', 'Flyer_final2.pdf' und 'IMG_4471.jpg'. Für die Bäckerei Hug in Luzern sollst du die Druckdaten von letzter Woche nachliefern.

   Deine Aufgabe

   Baue eine Projektstruktur auf und benenne die Dateien nach einer Konvention, die im Team gilt.

   Gutes Ergebnis

   Ordner '2026_Baeckerei-Hug_Herbstflyer' mit den Unterordnern '01_Briefing', '02_Rohdaten', '03_Arbeitsdateien', '04_Export', '05_Korrespondenz'. Dateinamen nach dem Muster '2026-09-26_Hug_Herbstflyer_A5_v03.pdf'. Die gesuchte Datei ist jetzt in zehn Sekunden gefunden.

   OrdnerhierarchieNamenskonventionISO-Datum JJJJ-MM-TTVersionierung v01, v02Archivierung
2. 2

   Dateien in OneDrive, SharePoint oder Google Drive synchronisieren und gezielt teilen

   Kompetenz B

   Du verstehst den Unterschied zwischen deinem persönlichen Speicher und gemeinsamen Teamablagen. Du teilst Dateien mit passenden Berechtigungen, nutzt Ablaufdaten für externe Links und arbeitest gleichzeitig mit anderen in einem Dokument.

   Situation

   Ein Kunde soll das 380 MB grosse Rohvideo eines Imagefilms ansehen und Feedback geben. Der Anhang ist für E-Mail zu gross.

   Deine Aufgabe

   Stelle die Datei so bereit, dass nur der Kunde sie sehen kann und der Link nicht ewig gültig bleibt.

   Gutes Ergebnis

   Datei liegt im SharePoint-Projektordner. Freigabe 'Bestimmte Personen' an die Kundenadresse, nur Anzeigen, Download blockiert, Ablaufdatum in 14 Tagen. Im Mail steht der Link statt eines Anhangs.

   SynchronisationFreigabelinkBerechtigung Anzeigen / BearbeitenAblaufdatumCo-AuthoringDateien bei Bedarf
3. 3

   Gerät und Konten mit Passwortmanager und Zwei-Faktor-Authentifizierung absichern

   Kompetenz C

   Du verwendest für jedes Konto ein eigenes, langes Passwort aus dem Passwortmanager und schützt wichtige Konten zusätzlich mit einem zweiten Faktor. Dein Laptop ist verschlüsselt, sperrt sich automatisch und erhält Updates zeitnah.

   Situation

   Du hast bisher für Instagram, Canva, das Firmen-Mail und den Adobe-Account dasselbe Passwort genutzt. Bei einem Datenleck eines Onlineshops taucht genau dieses Passwort auf.

   Deine Aufgabe

   Sichere alle beruflichen Konten innert eines Nachmittags neu ab.

   Gutes Ergebnis

   Bitwarden ist eingerichtet, das Master-Passwort ist eine Passphrase aus fünf Wörtern. Alle 12 Konten haben neue, zufällige Passwörter mit 20 Zeichen. Microsoft 365, Adobe und Instagram sind mit der Authenticator-App geschützt, die Wiederherstellungscodes liegen ausgedruckt im abschliessbaren Korpus.

   PasswortmanagerPassphraseZwei-Faktor-Authentifizierung (MFA)WiederherstellungscodesBitLocker / FileVaultautomatische Bildschirmsperre
4. 4

   Ein Backup nach der 3-2-1-Regel einrichten und die Wiederherstellung testen

   Kompetenz D

   Du weisst, dass eine synchronisierte Cloud-Ablage kein vollständiges Backup ist, weil Löschungen und Verschlüsselungen mitsynchronisiert werden. Du richtest automatische Sicherungen auf zwei Medien ein, eines davon ausser Haus, und prüfst regelmässig, ob du Dateien wirklich zurückholen kannst.

   Situation

   Du arbeitest an einem Fotoprojekt mit 420 GB RAW-Dateien auf dem Laptop. Die Dateien liegen wegen der Grösse nicht in OneDrive.

   Deine Aufgabe

   Plane und richte ein Backup ein, das auch einen Diebstahl des Laptops übersteht.

   Gutes Ergebnis

   Kopie 1: Original auf dem Laptop. Kopie 2: tägliches automatisches Backup auf das Synology-NAS der Agentur. Kopie 3: wöchentliche Sicherung auf eine externe SSD, die zu Hause liegt. Ein Testrestore von 20 Dateien hat funktioniert und ist im Backup-Protokoll vermerkt.

   3-2-1-RegelSynchronisation vs. BackupVersionsverlaufPapierkorb und AufbewahrungsfristRestore-Test
5. 5

   Word, Excel und PowerPoint mit Vorlagen und Formatvorlagen effizient einsetzen

   Kompetenz E

   Du formatierst nicht mehr von Hand, sondern mit Formatvorlagen, Tabellenformaten und Folienmastern. So bleibt das Corporate Design einheitlich, Inhaltsverzeichnisse entstehen automatisch und Zahlen in Excel rechnen sich selbst nach.

   Situation

   Für die Lehrlingsbetreuung musst du jeden Monat einen Arbeitsbericht in Word und eine Stundenübersicht in Excel abgeben. Bisher kopierst du jedes Mal das alte Dokument und passt alles von Hand an.

   Deine Aufgabe

   Erstelle wiederverwendbare Vorlagen, die dir pro Monat mindestens 30 Minuten sparen.

   Gutes Ergebnis

   Eine Word-Vorlage (.dotx) mit Formatvorlagen für Titel, Überschrift 1 und 2, automatischem Inhaltsverzeichnis und Kopfzeile mit Logo. Eine Excel-Tabelle mit Tabellenformat, Spalten Datum, Projekt, Stunden und SUMMEWENN je Projekt. Neuer Monat: Vorlage öffnen, Zahlen eintragen, fertig.

   FormatvorlagenDokumentvorlage .dotx / .potxFolienmasterExcel-Tabelle (intelligente Tabelle)SUMME / SUMMEWENN / WENNSeriendruck
6. 6

   E-Mail, Kalender und Teams so organisieren, dass nichts liegen bleibt

   Kompetenz F

   Du arbeitest mit Regeln, Kategorien und Kalendereinträgen statt mit einem überfüllten Posteingang. Du weisst, wann ein Thema in ein E-Mail, in einen Teams-Kanal oder in einen Chat gehört, und hast eine professionelle Signatur.

   Situation

   Dein Posteingang hat nach drei Wochen Lehre 600 ungelesene Mails, darunter Newsletter, automatische Benachrichtigungen aus Teams und echte Kundenanfragen.

   Deine Aufgabe

   Bringe Ordnung in den Posteingang und stelle sicher, dass Kundenanfragen nicht untergehen.

   Gutes Ergebnis

   Outlook-Regeln verschieben Newsletter und Systemmeldungen automatisch in eigene Ordner. Kundenmails erhalten die Kategorie 'Kunde, Antwort nötig'. Aufgaben mit Termin werden als Kalenderblock eingetragen. Nach einer Woche ist der Posteingang täglich leer.

   PosteingangsregelnKategorien und KennzeichnungKalenderfreigabeTeams-Kanal vs. ChatE-Mail-SignaturAbwesenheitsnotiz

Die Kompetenzmatrix zerlegt das Modul in Themenstränge und drei Stufen. Für den Kompetenznachweis solltest du überall mindestens Stufe 2 erreichen. Dein Stand bleibt in diesem Browser gespeichert und färbt Lernweg und Übungen ein.

Sara beginnt ihre Lehre als Mediamatikerin beim Designbüro Aareblau GmbH in Solothurn mit 15 Mitarbeitenden. Am ersten Tag erhält sie einen Laptop, ein Microsoft-365-Konto und Zugang zum SharePoint des Teams. Ihre Berufsbildnerin gibt ihr den Auftrag, den Arbeitsplatz in sechs Wochen so einzurichten, dass sie ihn danach einer neuen Lernenden erklären kann.

1. Kapitel 1

   Wo ist die Datei?

   Nach zwei Wochen findet Sara die Fotos für den Weihnachtsflyer eines Kunden nicht mehr: Drei Versionen liegen in Downloads, auf dem Desktop und in einem Mailanhang. Sie baut eine Struktur mit Kunde, Jahr und Projekt und den Unterordnern 01_Briefing, 02_Material, 03_Entwurf und 04_Final. Dateien benennt sie neu nach dem Muster 2026-11-04_Weihnachtsflyer_Entwurf_v02. Als sie und ein Grafiker dieselbe Datei gleichzeitig bearbeiten, entsteht ein Synchronisationskonflikt, und das Team vereinbart, grössere Änderungen im Teams-Kanal kurz anzukündigen.

   Ziel 1Ziel 2

2. Kapitel 2

   Der Rohschnitt für den Kunden

   Ein Kunde soll den Rohschnitt seines Imagefilms ansehen, die Datei ist 1.8 GB gross. Sara teilt sie aus OneDrive nur für bestimmte Personen, nur zum Ansehen und mit einem Ablaufdatum in 14 Tagen. Danach öffnet sie die Übersicht der geteilten Dateien und findet sechs alte Links, die für jede Person mit dem Link offen sind. Sie entfernt sie nach Rücksprache mit ihrer Berufsbildnerin.

   Ziel 2

3. Kapitel 3

   Ein Mail, das zu echt aussah

   Sara erhält ein Mail mit dem Betreff 'Ihr Adobe-Konto wurde gesperrt' und hätte beinahe auf den Link geklickt. Sie meldet es der IT und merkt dabei, dass sie für fünf Konten dasselbe Passwort nutzt. Mit dem Passwortmanager Bitwarden, den die Firma vorgibt, ersetzt sie alle Passwörter durch lange Zufallspasswörter. Für Microsoft 365, Adobe und Instagram aktiviert sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einer Authenticator-App, und die IT bestätigt, dass BitLocker aktiv ist.

   Ziel 3

4. Kapitel 4

   Die Festplatte, die nicht mehr wollte

   Die RAW-Dateien eines Fotoshootings, rund 260 GB, passen nicht in OneDrive. Sara richtet nach der 3-2-1-Regel ein tägliches Backup auf eine externe SSD ein, eine zweite Kopie auf das NAS im Büro und eine wöchentliche Sicherung in einen Cloud-Backup-Dienst. Beim Testlauf stellt sie einen Ordner mit 12 GB in 18 Minuten wieder her. Zwei Wochen später fällt die SSD aus, und Sara holt die Daten ohne Verlust vom NAS zurück.

   Ziel 4

5. Kapitel 5

   Routine in Minuten

   Für den monatlichen Arbeitsbericht baut Sara eine Word-Vorlage mit Formatvorlagen und Schnellbausteinen und eine Excel-Stundenübersicht mit SUMME und Datenüberprüfung. Der Bericht dauert jetzt 15 statt 50 Minuten. In Outlook leitet eine Regel Newsletter und Systemmeldungen in eigene Ordner, Aufgaben kennzeichnet sie, und im Kalender blockt sie zweimal täglich 90 Minuten Fokuszeit. Zum Abschluss erklärt sie einer neuen Lernenden ihr Arbeitsplatz-Handbuch auf vier Seiten.

   Ziel 5Ziel 6

1. 1

   Bestandesaufnahme deines Arbeitsplatzes

   ca. 1.5 Std.

   Bevor du etwas verbesserst, schaust du ehrlich hin: Wo liegen deine Dateien, welche Konten hast du, und was passiert, wenn der Laptop morgen gestohlen wird?

   • Alle beruflichen Konten in einer Liste erfassen (Dienst, Benutzername, MFA ja oder nein)
   • Ablageorte notieren: Desktop, Downloads, OneDrive, Teams, USB-Stick
   • Mit der Berufsbildnerin klären, welche Ablage und welche Tools im Betrieb vorgegeben sind

   Trainiert Kompetenz A1C1

   Lernziel13

2. 2

   Ablage und Cloud aufräumen

   ca. 3 Std.

   Du baust eine Ordnerstruktur auf, legst eine Namenskonvention fest und lernst, Dateien sauber zu teilen.

   • Projektordner-Vorlage mit nummerierten Unterordnern anlegen und dreimal anwenden
   • 50 alte Dateien nach der neuen Konvention umbenennen und einsortieren
   • Eine Datei intern zum Bearbeiten und eine extern nur zum Ansehen mit Ablaufdatum freigeben

   Trainiert Kompetenz A2B1B2

   Lernziel12

3. 3

   Konten und Gerät absichern

   ca. 2.5 Std.

   Du richtest einen Passwortmanager ein, aktivierst MFA und prüfst die Sicherheitseinstellungen deines Laptops.

   • Passwortmanager installieren, Browser-Erweiterung einrichten, Passphrase festlegen
   • Die fünf wichtigsten Konten auf neue Passwörter und MFA umstellen
   • Prüfen, ob BitLocker oder FileVault aktiv ist und die Bildschirmsperre nach 5 Minuten greift

   Trainiert Kompetenz C1C2

   Lernziel3

4. 4

   Backup aufbauen und testen

   ca. 2.5 Std.

   Du richtest eine automatische Sicherung ein und beweist dir selbst, dass sie funktioniert.

   • Skizze deiner Daten: Was liegt wo, was ist wie gross, was ist unersetzlich?
   • Dateiversionsverlauf oder Time Machine auf ein externes Laufwerk einrichten
   • Absichtlich eine Datei löschen und sie aus Backup und aus dem OneDrive-Versionsverlauf wiederherstellen

   Trainiert Kompetenz D1D2

   Lernziel4

5. 5

   Office-Werkzeuge und Kommunikation im Griff

   ca. 3.5 Std.

   Du erstellst Vorlagen für wiederkehrende Dokumente und organisierst Posteingang und Kalender.

   • Eine Word-Vorlage mit Formatvorlagen und automatischem Inhaltsverzeichnis bauen
   • Eine Excel-Stundenliste mit Tabellenformat und SUMMEWENN erstellen
   • Drei Outlook-Regeln und eine Signatur nach Betriebsvorgabe einrichten

   Trainiert Kompetenz E1E2E3F1F2

   Lernziel56

6. 6

   Dein Arbeitsplatz-Handbuch

   ca. 1.5 Std.

   Du dokumentierst deine Einrichtung auf zwei Seiten, sodass du sie auf einem neuen Gerät in einer Stunde wiederherstellen kannst.

   • Checkliste schreiben: Programme, Einstellungen, Ablage, Backup, Notfallkontakte
   • Das Handbuch mit einer Mitlernenden austauschen und gegenseitig prüfen
   • Einen Termin im Kalender setzen: monatlicher Backup- und Aufräumcheck

   Trainiert Kompetenz A3D3F3

   Lernziel146

Namenskonvention

Verbindliche Regel, wie Dateien und Ordner benannt werden, z.B. Datum, Kunde, Inhalt, Version.

Synchronisation

Automatischer Abgleich von Dateien zwischen Gerät und Cloud, sodass überall der gleiche Stand liegt.

Backup

Unabhängige Sicherungskopie, aus der du frühere Stände wiederherstellen kannst.

3-2-1-Regel

Faustregel für Backups: drei Kopien, zwei Medien, eine ausser Haus.

Passwortmanager

Programm, das starke, einzigartige Passwörter erzeugt und verschlüsselt speichert.

MFA

Mehr-Faktor-Authentifizierung: Anmeldung mit Passwort plus einem weiteren Nachweis, z.B. App-Bestätigung.

Formatvorlage

Gespeicherte Formatierung in Word, die du Textteilen zuweist, z.B. 'Überschrift 1'.

Folienmaster

Zentrale Vorlage in PowerPoint, die Layout, Schriften und Logo für alle Folien festlegt.

Co-Authoring

Mehrere Personen bearbeiten dasselbe Dokument gleichzeitig in der Cloud.

Passende Module